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Notificaciones a Proveedores

Cliente: Empresa dedicada al rubro de restaurantes líder en América Latina y España

Sector : Calidad

🔥 Necesidad:

Debido al gran volumen de proveedores, y ante la necesidad de emitirles comunicaciones permanentemente, la empresa se encontraba con la dificultad de realizar un controlado seguimiento de las notificaciones enviadas ya que utilizaban el correo electrónico para tal fin, lidiando con el riesgo de no incluir a un proveedor o tener mal cargado su mail cada vez que tenían que informar algún mensaje.
Estaban en la búsqueda de una herramienta que les permita agilizar la gestión y tener un control del registro y proceso de comunicación a proveedores.

🚀 Solución:

Se implementó una solución que cuenta con la inteligencia de generar el envío de comunicaciones programadas a la cantidad necesaria de proveedores, cuyos datos de contactos y mails se encuentran previamente cargados en el sistema.

Con la solución se logró tener informado a los proveedores de forma ágil y tener control de que se comunicó y a quién en cada momento.

⏰ Tiempo de implementación:

2 semanas

untitled-2 Cloud Computing – 100% web
Desde un navegador de internet
24 x 365 días
untitled-3 Acceso desde múltiples dispositivos
PC, Tabletas, SmartPhone
Auditoría Colaborativa
untitled-4 Comunicación automática
Alertas y Notificaciones
untitled-5 Seguridad – Nivel Home Banking
Su información asegurada
Visualización por empresa
untitled-6 Multilenguaje
Etiquetas y contenido ingresado
según el idioma de cada usuario
untitled-7 Fácil de Implementar
100% configurable
Mínima capacitación

Implementación iSGC + Proveedores

Cliente: Empresa dedicada al rubro de restaurantes líder en América Latina y España

Sector : Calidad

Situación:

La empresa dispone de muchos proveedores con los cuales al momento de realizar un reclamo o no conformidad se comunicaba vía mails y resultaba difícil realizar el seguimiento además que demandaba mucho tiempo y era más factible perder de vista algunos reclamos ya que la información no estaba unificada/organizada.

Necesidad:

Necesitaban un sistema que permita  a los proveedores contestar los reclamos o la acciones generadas por parte de la empresa cliente y tener la información unificada para facilitar el seguimiento.

Solución:

Se implementó el módulo de iSGC el cual cuenta con iDoc e iWorkflow.
En el workflow principal "Pedidos de Acción", se registran los reclamos y no conformidades a los proveedores, pudiendo indicar un responsable principal y un suplente del proveedor en cuestión.
El sistema notifica a los proveedores que deben completar el Pedido de Acción, y luego tienen la posibilidad de acceder al sistema y completarlo ellos mismos. Una vez que el proveedor finaliza el Análisis de Causa se comunica a los responsables de Calidad .
Además se configuraron recordatorios para Pedidos de Acción críticos y para evitar que los registros queden sin atención.
Le implementación cuenta también con reportes estándar y tablas maestras destinadas a la gestión de proveedores y usuarios a comunicar
La restricción de Accesos se realiza por proveedor, ya que sólo pueden ver y completar los Pedidos de Acción asociados a un mismo proveedor.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 4 semanas

Resultado: Con la implementación del módulo iSGC se dispone de información unificada, autonomía de respuesta por parte de los proveedores ya que acceden al sistema a completar los registros correspondientes.
Seguridad ya que se restringen los accesos a los proveedores para ver solo sus Pedidos de Acción.
Facilidad de seguimiento y monitoreo de las Acciones generadas. Mejoró la gestión

Sector Calidad - JBS

No conformidades a proveedores

Cliente: Empresa multinacional fabricante de materiales de aislación térmica

Sector : Calidad

Situación:

La empresa tenía dificultad en realizar un seguimiento de las no conformidades generadas en la planta a los proveedores.

Sector Calidad - JBS

Necesidad:

Poder llevar trazabilidad de todas las no conformidades que generan los distintos sectores de la planta a sus respectivos proveedores.
Centralizar todas las no conformidades en el departamento de Compras, que es el encargado de comunicarse con el proveedor.
Analizar los distintos tiempos de respuesta (justificaciones ante las no conformidades) de los proveedores.

 

Solución

Se diseñó un formulario iWeb Workflow multiparte en donde cada persona puede generar no conformidades a los distintos proveedores.
Antes de ser emitida dicha no conformidad existe una aprobación del responsable de Compras para comunicar la no conformidad al proveedor.
El responsable de Compras tiene la posibilidad de adjuntar la respuesta del proveedor.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 1 semana.

Resultado: Información disponible y unificada; el personal de la empresa puede ver en todo momento el estado en que se encuentra su no conformidad, si ya fue respondida o no por el proveedor.
Se obtienen indicadores de tiempos de respuesta de los proveedores.

Sector Administración - JBS

ABM Proveedores

Cliente: Importante empresa multinacional de consumo masivo 

Sector : Administración

Situación:

Es habitual que en empresas de envergadura, los procesos de alta, baja o modificación de sus proveedores de productos y servicios, exijan determinados requisitos previos a ser incorporados como tales en el sistema ERP de la corporación.
Dichos procesos pueden variar entre las diferentes empresas, e incorporar distintas validaciones por sector o especialidad.

Normalmente dicho proceso se lleva adelante mediante una seria de comunicaciones vía mail adjuntando información, resultando complejo de controlar, sin adecuado seguimiento ni trazabilidad.

Necesidad:

Mejorar la gestión de los procesos de ABM de proveedores, reduciendo los  tiempos de espera, facilitando el flujo y la calidad de información recibida por los usuarios destinatarios de las misma, de forma que la misma llegue en tiempo y completa.

 

Solución

Formulario iWeb Workflow multiparte en donde en primer instancia se realiza la solicitud del alta de proveedor completando sus datos correspondientes, y en las etapas siguientes se realizan las aprobaciones y verificaciones de todos los datos necesarios que se ingresaron durante el proceso.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 2 semanas .

Resultado: Se puede llevar la trazabilidad de toda la documentación y proceso necesario e indispensable para dar de alta un nuevo proveedor, activación o baja del mismo.