Sector : Calidad
La empresa solicitaba períodicamente a sus proveedores el envío de certificados, uno de los mas destacados son los Análisis microbiológicos ya que se dedican al rubro alimenticio. La solicitud la realizaban vía mail, y tenían que estar atentos a la periodicidad de los envíos, corriendo el riesgo de olvidar pedirlo, o bien de pedirlos en el momento oportuno. Debían organizar la información para facilitar su seguimiento lo cual resultaba engorroso debido al gran volumen de proveedores.
Por lo tanto, necesitaban solicitar los certificados de forma planificada, pudiendo tener trazabilidad de las solicitudes pendientes y los certificados presentados por cada proveedor.
Se implementó el Módulo iTrámites, una solución de iWeb que permite planificar la presentación de documentos o certificados de cierto tipo, indicando periodicidad y fecha de vencimiento para cada proveedor.
Una vez realizada la planificación, el sistema genera las acciones pendientes según los días de anticipación al vencimiento establecidos, informando con un mail que se genera en forma automática a cada proveedor respecto del estado de sus certificados. El proveedor deberá ingresar al sistema para adjuntar los archivos de certificados solicitados. Una vez realizada la presentación se informa al área de Calidad para que la verifique.
Cabe destacar que la planificación se realiza una única vez, y el sistema va actualizando las fechas de próximos vencimientos según la frecuencia establecida. En caso de querer modificar la frecuencia o la fecha de vencimiento, dicha edición deberá realizarse sobre el Plan.
Para cada Plan se establecen 3 instancias de notificación, pudiendo indicar los días de anticipación para cada una:
– La primera al momento de generar la acción pendiente informando del certificado a completar.
– La segunda más próxima al día de vencimiento
– La tercera cuando se encuentra vencido
Con la implementación se ha logrado gestionar la solicitud de certificados de manera simple, mediante la cual no se requiere que el usuario esté constantemente generando las solicitudes. Esto se traduce en una optimización considerable de tiempo.
El sistema permite filtrar por proveedor y ver el historial de los certificados pendientes y presentados, llevando así la trazabilidad de toda la información.
La empresa cuenta hoy con una herramienta que le otorga flexibilidad al momento de solicitar distintos tipos de certificados y con distintas frecuencias.
Entre 1 y 2 meses
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Cloud Computing – 100% web Desde un navegador de internet 24 x 365 días |
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Acceso desde múltiples dispositivos PC, Tabletas, SmartPhone Auditoría Colaborativa |
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Comunicación automática Alertas y Notificaciones |
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Seguridad – Nivel Home Banking Su información asegurada Visualización por empresa |
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Multilenguaje Etiquetas y contenido ingresado según el idioma de cada usuario |
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Fácil de Implementar 100% configurable Mínima capacitación |
Sector : Mantenimiento
En su planta de Lubricantes la empresa llevaba, aunque incompleta y atrasada, la gestión del mantenimiento de sus equipos de planta con uno de los programas monousuario más conocidos en el mercado, y tenían la necesidad de realizar un cambio ya que no iban a recibir más soporte desde una determinada fecha.
Mantener una continuidad en la registración de la gestión de Mantenimiento, aprovechando las posibilidades que brinda iWO, un sistema multiusuario participativo y grupal, y dejar para una segunda etapa la importación masiva de la historia registrada en el sistema anterior, para disponer de una única base consolidada con todo lo realizado por el sector Mantenimiento a lo largo de los años.
Se implementó el sistema iWO, importando masivamente la base de datos utilizada por el sistema anterior (órdenes de trabajo planificadas y tablas del sistema), adaptándolos a la estructura de iWO, y dejando preparado todo para la carga masiva de los datos históricos en una segunda etapa del proyecto.
Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 2 semanas.
Resultado: Luego de la instalación del sistema y de la capacitación de los principales referentes, se logró el empalme entre los dos sistemas de gestión del mantenimiento y se cumplió el objetivo de mantener la continuidad de la gestión del mantenimiento con un sistema moderno, con más funcionalidades y vía web.
La simplicidad del sistema y su fácil comprensión hizo que la participación gradual del resto de los usuarios en el uso del sistema, cada uno en su rol, la asumiera directamente la supervisión.
A la fecha, está todo preparado para realizar la carga masiva de los datos históricos y completar el proyecto.
Sector : Mantenimiento
La empresa, constituída por tres plantas correspondientes a diferentes líneas de productos, llevaba la gestión del mantenimiento en distintos soportes, como planillas Excel y Access, formularios pre-impresos, y un sistema Ad Hoc desactualizado, que en cada caso estaba centralizado en una persona. Se hacía muy difícil planificar, y consultar el pendiente de los equipos, su historial de mantenimiento, la carga de trabajo del personal, y compartir objetivos de acción.
Implementar un sistema unificado de gestión de mantenimiento preventivo y correctivo para las tres plantas en su conjunto, que permitiera una gestión independiente y descentralizada por planta, y una visión gerencial de sus resultados consolidada.
Se instaló el sistema iWO, que permitió el acceso simultáneo y segmentado de las personas relacionadas con la gestión de Mantenimiento, cada uno restringido a su rol y a los equipos sobre los que podía actuar.
Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 6 meses
Resultado: Se instrumentó y formalizó una forma organizada de trabajo, reemplazando métodos informales y disímiles de seguimiento del mantenimiento por un sistema unificado, con posibilidades de seguimiento y trazabilidad.
El sistema facilitó a los usuarios el ordenamiento de su trabajo, y la visualización tanto de sus pendientes como la consulta de los trabajos realizados.
Dada su simplicidad, todos los usuarios, independientemente de su nivel de experiencia previa con una computadora, luego de una mínima capacitación le pudieron sacar pleno provecho a todas sus funcionalidades.
Sector : Mantenimiento
En su planta de servicios metalúrgicos sobre laminados planos, la empresa llevaba la gestión del mantenimiento de sus equipos con uno de los programas monousuario más conocidos en el mercado, y querían modernizarse en cuanto a funcionalidades y participación en la registración de la gestión con un sistema vía web.
Mantener una continuidad en la registración de la gestión de Mantenimiento, aprovechando las posibilidades que brinda iWO, un sistema multiusuario participativo y grupal, y además realizar la importación masiva de la historia registrada en el sistema anterior, para disponer de una única base consolidada con todo lo realizado por el sector Mantenimiento a lo largo de los años.
Otra necesidad era la de integrar al seguimiento y el control de la gestión de mantenimiento a su segunda planta del interior, con el acceso específico de cada usuario en su rol pero sólo a la planta donde trabajaba.
Se implementó el sistema iWO, importando masivamente la base de datos utilizada por el sistema anterior (órdenes de trabajo planificadas y tablas del sistema), adaptándolos a la estructura de iWO, y realizando asimismo la carga masiva de los datos históricos.
Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 1 semana.
Resultado: Se instrumentó y formalizó una forma organizada de trabajo, reemplazando métodos disímiles de seguimiento del mantenimiento por un sistema unificado, con posibilidades de seguimiento y trazabilidad.
Luego de la instalación del sistema y de la capacitación de los principales referentes, se logró el empalme entre los dos sistemas de gestión del mantenimiento y se cumplió el objetivo de mantener la continuidad de la gestión del mantenimiento con un sistema moderno, con más funcionalidades y vía web.
Quedó consolidada la gestión de ambas plantas del grupo empresario.
Sector : RRHH / Consultoria
Se requería disponer de un completo esquema de seguimiento y control de los recursos estimados y aplicados a los servicios que brinda la empresa, como así también contar con una planificación y control que facilitara la gestión y controlara desvíos.
Gestión de proyectos, aplicación de horas, gestión de gastos y certificación para empresas que brindan servicios de consultoría y auditoría.
El módulo iHS (Human Service) es la herramienta iWeb que permite a una empresa que brinda servicios de auditoría, consultoría e ingeniería (divisiones) asignar a cada proyecto el equipo staff que desarrollará el servicio.
Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 60 días.
Resultado: Se desarrolló el módulo iWeb iHS que permite llevar adelante toda la gestión de proyectos de consultoría, combinando pantallas de gestión especiales y el corazón de iWF para lograr una herramienta de fácil operación, y obteniendo en tiempo real información muy valiosa de la operación.