Una efectiva gestión de documentos genera un cambio en toda empresa. Solamente con una gestión de documentos efectiva se logran los objetivos definidos. La gestión del cambio requiere que los procesos estén claramente establecidos.

Todo cambio, considerando la resistencia que conlleva por parte de los colaboradores de una organización, representa un camino de ida hacia la mejora continua.

Con el fin de minimizar esta resistencia y la confusión se busca dejar registro respecto a cómo se debe proceder en cada caso, quién es responsable en cada etapa de un proceso, con qué recursos se cuenta para llevar adelante cada tarea. Esto lo logramos disponiendo todos los manuales, procedimientos, instructivos, en un lugar centralizado y seguro. Que permita llevar la trazabilidad de cada documento, su circuito de aprobación, su codificación y diversas versiones.

Si no hay una buena bajada de línea respecto a cómo gestionar correctamente los documentos,  se suelen presentar situaciones en las que cada uno lleva su propio documento en su propio formato, se puede incurrir en el error de utilizar documentos obsoletos, o de guardan cambios que no fueron aprobados por el circuito correspondiente. Muchas veces se almacenan documentos en un disco compartido en la nube, en carpetas compartidas, pudiendo acceder a documentación desactualizada sin estar siendo consciente de ello.

La gestión de documentos efectiva fomenta un entorno colaborativo entre equipos de trabajo y agiliza la búsqueda de la última versión de un documentos, lo cual resulta muy necesario al momento de responder con celeridad al momento de responder ante una auditoría.

iDoc es la herramienta que permite a muchas empresas actualmente mantener una adecuada y efectiva gestión de documentos. ¿Cómo? Te invitamos a conocer un caso de éxito:

Gestión de documentos