Gestión de obligaciones eventuales

Cliente: Empresa multinacional petrolera

Sector : Legales


🔥 Necesidad:

La empresa, una reconocida empresa multinacional petrolera, había implementado el módulo de Trámites para organizar su documentación a presentar antes de los vencimientos, pero necesitaba simplificar el proceso de acreditación de Acciones, además de contar con la posibilidad de canalizar Obligaciones Eventuales.

Existía la necesidad de poder realizar un control y seguimiento de los vencimientos y ejecución de las Acciones y registros de una manera rápida y sencilla, y poder gestionar los trámites relacionados a obligaciones eventuales, las cuales no requieren una ejecución periódica.

🚀 Solución:

Se ajustó el formulario de acreditación de Acciones, reduciendo las etapas y simplificando la gestión del responsable.
Se incorporó un panel gráfico de control para una visualización directa e intuitiva de las acciones en estado pendiente, en donde las mismas están organizadas en colores (Rojo, Amarillo, Verde) de acuerdo a su cercanía con la fecha de vencimiento.
Se diseñó un formulario para poder gestionar las Obligaciones Eventuales con sus tiempos estimados y dependencias, en conjunto con un maestro para registrar los tipos de eventos posibles, y con los ajustes necesarios en los Formularios de Trámites para poder abarcar esta nueva posibilidad.

Por un lado, la solución les permite a los usuarios acreditar las Acciones de una manera sencilla, en una sola etapa, y generar Eventos de un tipo predefinido, los cuales generan Acciones a acreditar por única vez. Por otro lado, le permite a los administradores gestionar los tipos de Eventos, y tener una visión general del estado de las Acciones a través del Panel Gráfico de Control, donde se las puede ver organizadas de acuerdo a su cercanía a la fecha de vencimiento

Tiempo de implementación:

3 meses

untitled-2 Cloud Computing – 100% web
Desde un navegador de internet
24 x 365 días
untitled-3 Acceso desde múltiples dispositivos
PC, Tabletas, SmartPhone
Auditoría Colaborativa
untitled-4 Comunicación automática
Alertas y Notificaciones
untitled-5 Seguridad – Nivel Home Banking
Su información asegurada
Visualización por empresa
untitled-6 Multilenguaje
Etiquetas y contenido ingresado
según el idioma de cada usuario
untitled-7 Fácil de Implementar
100% configurable
Mínima capacitación

Implementación iSGC

Cliente: Empresa argentina líder en la comercialización y distribución de productos médicos

Sector : Calidad


Situación:

La empresa administraba sus documentos por orden alfabético en carpetas almacenadas en un disco compartido para el acceso por PC.  Los registros los manejaban en Excel.

Necesidad:

Contar con un sistema que permita ordenar la documentación y segmentar el acceso. Además poder registrar los procesos de Calidad siguiendo los lineamientos de la Norma ISO ya que al ser una empresa dedicada al rubro de los medicamentos, las auditorias y controles son constantes.

Solución:

Consistió en implementar el módulo de Calidad "iSGC". Ell mismo cuenta con iDoc para la gestión de documentos y con iWF para el registro de todos los procesos asociados a Calidad, de los cuales encontramos: Acciones, Minutas de Reunión, Auditorias, Hallazgos, Revisión por la Dirección, Recorridas de Planta, Reclamos.

El sistema provee un reporte estándar por cada uno de los Workflows nombrados además de reportes gráficos diseñados con nuestra herramienta de Análisis Plus.

También se implementó la herramienta iPending, la misma permite que el usuario vea todos sus pendientes en un tablero, y además tiene un modo "Supervisor" el cual permite al usuario administrador ver los pendientes de un usuario en particular.

Se implementaron recordatorios para enviar notificaciones de aviso a los usuarios que tienen registros pendientes de completar.

Las comunicaciones del formulario de Acciones y la asignación del Responsable de verificación de la Acción se realizo utilizando Tablas maestras de Responsables, de esta manera la administración de las comunicaciones la puede realizar el usuario administrador.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 4 meses

Resultado: Al implementar el Módulo iSGC,  la empresa puede gestionar y registrar de manera sencilla todos los procesos de Calidad y controlar la documentación asociada, sin pérdida de información y con accesos restringidos por planta, mejorando así la trazabilidad de la información.

Sector Marketing-JBS

Legajo de proveedores

Cliente: Empresa multinacional fabricante de materiales de aislación térmica

Sector : Comercial / Marketing


🔥 Necesidad:

La empresa manejaba los documentos de homologaciones en carpetas compartidas en Windows, constituídas por muchas subcarpetas, lo cual dificultaba el rápido acceso a la información y el control de la misma.

La necesidad primordial consiste en disponer de una solución que permitiera centralizar la información relacionada con proveedores, alcance, evaluaciones, y documentación.

🚀 Solución:

Se diseñó un módulo de legajo de proveedores, donde se puede identificar fácilmente a los proveedores homologados.

Dispone de un circuito interno de aprobaciones para poder realizar las homologaciones de proveedores. Está integrado además con SGC Documentación, donde se pueden cargar documentos de especificaciones para que los proveedores cumplan.

Permite identificar rápidamente los productos que tiene un proveedor y viceversa, qué proveedores tienen algún producto en particular. Se reemplazó un esquema tradicional de manejo con carpetas compartidas, difícil de ubicar y actualizar por un esquema vía web, lo cual permite tener la información unificada y disponible cuando se desee.

Tiempo de implementación:

1 mes

untitled-2 Cloud Computing – 100% web
Desde un navegador de internet
24 x 365 días
untitled-3 Acceso desde múltiples dispositivos
PC, Tabletas, SmartPhone
Auditoría Colaborativa
untitled-4 Comunicación automática
Alertas y Notificaciones
untitled-5 Seguridad - Nivel Home Banking
Su información asegurada
Visualización por empresa
untitled-6 Multilenguaje
Etiquetas y contenido ingresado
según el idioma de cada usuario
untitled-7 Fácil de Implementar
100% configurable
Mínima capacitación

Módulo Trámites – Records Manager

Cliente: Empresa multinacional petrolera 

Sector : Finanzas


Situación:

La empresa tenia dificultades a la hora de organizar los trámites y documentación a presentar antes de los vencimientos, siendo éstas muy críticas por posibles consecuencias a enfrentar si llegaran a vencer.

Necesidad:

Poder realizar un control y seguimiento de los vencimientos y ejecución de los trámites y registros a presentar ante entes públicos.

 

Solución

Se diseñó un conjunto de formularios iWeb Workflow multiparte y tablas maestras, asociados a un esquema de alarmas de anticipo de vencimiento con comunicación al responsable y recordatorios a distintos superiores según anticipación, lográndose encauzar un esquema de trabajo por medio de acciones a los responsables directos para su ejecución.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 2 semanas.

Resultado: El sector Finanzas cuenta con una herramienta de gestión que les permite controlar el estado y seguimiento de tareas administrativas críticas frente a organismos oficiales, cuyos vencimientos podrían acarrearle graves consecuencias.

Sector Calidad - JBS

iSGC Sistema de Gestión de Calidad

Cliente: Importante empresa dedicada al rubro de restaurantes líder en América Latina y España 

Sector : Calidad


Situación:

La empresa no disponía de un buen manejo de la documentación, y se dificultaba registrar los procesos de gestión de calidad.

Sector Calidad - JBS

Necesidad:

La empresa requería de un sistema de Gestión de Calidad para administrar toda la documentación, y los procesos que tienen que ver con la gestión de la calidad tales como auditorías internas y externas, desvíos, y revisiones por la dirección.

 

Solución

  1.  Se realizo el relevamiento de la información a registrar y los procesos involucrados.
  2. Se implementó iWeb SGC (Sistema de Gestión de Calidad) con el módulo de Documentación iDoc, que permite hacer búsquedas documentales y tener categorías bien definidas, y además el módulo de iWorkflow para registrar los procesos de calidad, entre ellos Auditorias internas y externas, Desvíos y Revisión por la dirección.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 1 mes.

Resultado:Módulo iWeb SGC que ayuda a la gestión de documentación y procesos de calidad, agiliza tiempos con la consiguiente reducción de costos, y ayuda a realizar el seguimiento tanto de auditorías como de revisiones por la dirección. La información está unificada, con un sistema de búsquedas que permite un rápido acceso a la misma.