Cliente: Empresa multinacional petrolera
Sector : Legales
Situación:
El seguimiento de poderes era distribuido por empresa y sector, interviniendo el área de Legales. En ocasiones se encontraban con poderes vencidos personas que tenían un poder delegado pero que no cumplían más funciones en el sector.
Necesidad:
Contar con una única base de todos los poderes otorgados, vigentes y vencidos.
Alerta anticipada de vencimiento del poder.
Generación de la baja de un poder antes de su vencimiento.
Permitir a los usuarios visualizar los poderes que tienen a su nombre o su gerencia.
Solución
Se diseñó un formulario iWeb Workflow multiparte donde los usuarios solicitan la generación de un poder, en una segunda parte se aprueba o deniega, en la tercera parte se registra la realización del poder indicando su vigencia.
Se implementaron procesos automáticos para la comunicación de las alertas. Se realizaron reportes para que los usuarios tenedores de poderes puedan visualizar y bajar una copia del poder.
Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto fue de 15 días.
Resultado: Se facilitó la gestión de poderes al estar centralizada y accesible de manera intuitiva por todos los usuarios tenedores. Cada usuario puede obtener una copia del poder fácilmente. La gerencia de Legales recibe las alertas de vencimiento pudiendo realizar la gestión a tiempo y sin apuros.