Gestión de obligaciones eventuales

Cliente: Empresa multinacional petrolera

Sector : Legales


🔥 Necesidad:

La empresa, una reconocida empresa multinacional petrolera, había implementado el módulo de Trámites para organizar su documentación a presentar antes de los vencimientos, pero necesitaba simplificar el proceso de acreditación de Acciones, además de contar con la posibilidad de canalizar Obligaciones Eventuales.

Existía la necesidad de poder realizar un control y seguimiento de los vencimientos y ejecución de las Acciones y registros de una manera rápida y sencilla, y poder gestionar los trámites relacionados a obligaciones eventuales, las cuales no requieren una ejecución periódica.

🚀 Solución:

Se ajustó el formulario de acreditación de Acciones, reduciendo las etapas y simplificando la gestión del responsable.
Se incorporó un panel gráfico de control para una visualización directa e intuitiva de las acciones en estado pendiente, en donde las mismas están organizadas en colores (Rojo, Amarillo, Verde) de acuerdo a su cercanía con la fecha de vencimiento.
Se diseñó un formulario para poder gestionar las Obligaciones Eventuales con sus tiempos estimados y dependencias, en conjunto con un maestro para registrar los tipos de eventos posibles, y con los ajustes necesarios en los Formularios de Trámites para poder abarcar esta nueva posibilidad.

Por un lado, la solución les permite a los usuarios acreditar las Acciones de una manera sencilla, en una sola etapa, y generar Eventos de un tipo predefinido, los cuales generan Acciones a acreditar por única vez. Por otro lado, le permite a los administradores gestionar los tipos de Eventos, y tener una visión general del estado de las Acciones a través del Panel Gráfico de Control, donde se las puede ver organizadas de acuerdo a su cercanía a la fecha de vencimiento

Tiempo de implementación:

3 meses

untitled-2 Cloud Computing – 100% web
Desde un navegador de internet
24 x 365 días
untitled-3 Acceso desde múltiples dispositivos
PC, Tabletas, SmartPhone
Auditoría Colaborativa
untitled-4 Comunicación automática
Alertas y Notificaciones
untitled-5 Seguridad – Nivel Home Banking
Su información asegurada
Visualización por empresa
untitled-6 Multilenguaje
Etiquetas y contenido ingresado
según el idioma de cada usuario
untitled-7 Fácil de Implementar
100% configurable
Mínima capacitación
Sector Marketing-JBS

Nota de reclamo

Cliente: Empresa multinacional fabricante de materiales de aislación térmica 

Sector : Comercial /Marketing


Situación:

La empresa tenía dificultades para registrar y tener indicadores de los reclamos hechos por los clientes, lo cual dificultaba el seguimiento de los mismos.

Sector Marketing-JBS

Necesidad:

Registrar los reclamos realizados por los clientes, y poder tener indicadores de tiempo de respuesta en los reclamos.

 

Solución

Se diseñó un formulario iWeb Workflow multiparte acompañado de un indicador de reclamos. Esto permite llevar la trazabilidad del reclamo, adjuntar emails e imágenes a los registros, y también se ajustaron alarmas de vencimiento en tiempos de respuesta de los reclamos.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 2 meses.

Resultado: Con iWeb Notas de Reclamo se accede fácilmente a los reclamos, encontrando en ellos toda la información necesaria para realizar el seguimiento y control de los mismos. Se agilizaron los tiempos de carga de reclamos, y además se ayuda a cumplir los tiempos establecidos a través de recordatorios iWeb.

Módulo Trámites – Records Manager

Cliente: Empresa multinacional petrolera 

Sector : Finanzas


Situación:

La empresa tenia dificultades a la hora de organizar los trámites y documentación a presentar antes de los vencimientos, siendo éstas muy críticas por posibles consecuencias a enfrentar si llegaran a vencer.

Necesidad:

Poder realizar un control y seguimiento de los vencimientos y ejecución de los trámites y registros a presentar ante entes públicos.

 

Solución

Se diseñó un conjunto de formularios iWeb Workflow multiparte y tablas maestras, asociados a un esquema de alarmas de anticipo de vencimiento con comunicación al responsable y recordatorios a distintos superiores según anticipación, lográndose encauzar un esquema de trabajo por medio de acciones a los responsables directos para su ejecución.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 2 semanas.

Resultado: El sector Finanzas cuenta con una herramienta de gestión que les permite controlar el estado y seguimiento de tareas administrativas críticas frente a organismos oficiales, cuyos vencimientos podrían acarrearle graves consecuencias.