Trámites para gestión de Certificados de Proveedores

Cliente: Empresa dedicada al rubro de restaurantes líder en América Latina y España

Sector : Calidad


🔥 Necesidad:

La empresa solicitaba períodicamente a sus proveedores el envío de certificados, uno de los mas destacados son los Análisis microbiológicos ya que se dedican al rubro alimenticio. La solicitud la realizaban vía mail, y tenían que estar atentos a la periodicidad de los envíos, corriendo el riesgo de olvidar pedirlo, o bien de pedirlos en el momento oportuno. Debían organizar la información para facilitar su seguimiento lo cual resultaba engorroso debido al gran volumen de proveedores.

Por lo tanto, necesitaban solicitar los certificados de forma planificada, pudiendo tener trazabilidad de las solicitudes pendientes y los certificados presentados por cada proveedor.

🚀 Solución:

Se implementó el Módulo iTrámites, una solución de iWeb que permite planificar la presentación de documentos o certificados de cierto tipo, indicando periodicidad y fecha de vencimiento para cada proveedor.

Una vez realizada la planificación, el sistema genera las acciones pendientes según los días de anticipación al vencimiento establecidos, informando con un mail que se genera en forma automática a cada proveedor respecto del estado de sus certificados. El proveedor deberá ingresar al sistema para adjuntar los archivos de certificados solicitados. Una vez realizada la presentación se informa al área de Calidad para que la verifique.

Cabe destacar que la planificación se realiza una única vez, y el sistema va actualizando las fechas de próximos vencimientos según la frecuencia establecida. En caso de querer modificar la frecuencia o la fecha de vencimiento, dicha edición deberá realizarse sobre el Plan.

Para cada Plan se establecen 3 instancias de notificación, pudiendo indicar los días de anticipación para cada una:
– La primera al momento de generar la acción pendiente informando del certificado a completar.
– La segunda más próxima al día de vencimiento
– La tercera cuando se encuentra vencido

Con la implementación se ha logrado gestionar la solicitud de certificados de manera simple, mediante la cual no se requiere que el usuario esté constantemente generando las solicitudes. Esto se traduce en una optimización considerable de tiempo.

El sistema permite filtrar por proveedor y ver el historial de los certificados pendientes y presentados, llevando así la trazabilidad de toda la información.
La empresa cuenta hoy con una herramienta que le otorga flexibilidad al momento de solicitar distintos tipos de certificados y con distintas frecuencias.

Tiempo de implementación:

Entre 1 y 2 meses

untitled-2 Cloud Computing – 100% web
Desde un navegador de internet
24 x 365 días
untitled-3 Acceso desde múltiples dispositivos
PC, Tabletas, SmartPhone
Auditoría Colaborativa
untitled-4 Comunicación automática
Alertas y Notificaciones
untitled-5 Seguridad – Nivel Home Banking
Su información asegurada
Visualización por empresa
untitled-6 Multilenguaje
Etiquetas y contenido ingresado
según el idioma de cada usuario
untitled-7 Fácil de Implementar
100% configurable
Mínima capacitación

Evaluación a Proveedores

Cliente: Empresa argentina líder en la comercialización y distribución de productos de la salud 

Sector : Calidad


🔥 Necesidad:

La empresa recibe en forma continua solicitud de incorporación de nuevos proveedores, y dado que su sistema de Gestión de Calidad requiere una evaluación previa, llevar la misma en planillas y registros manuales les resultaba sumamente dificultoso, debido a que no tenían un adecuado seguimiento y lidiaban con el riesgo de pérdida de información.

Su necesidad consiste en contar con un registro unificado sobre las evaluación inicial a nuevos proveedores, evitar duplicación de envío y respuestas, y disponer de un mejor estado de situación de las evaluaciones pendientes y realizadas

🚀 Solución:

Se implemento un workflow mediante el cual la empresa ingresa los datos del proveedor que necesita ser evaluado incluyendo su mail. El proveedor recibe el mail con un link al formulario (tipo anónimo) que debe completar. Una vez realizado, se comunica al solicitante para que continúe con la evaluación. El esquema permite la emisión de los resultados en formato pdf en caso de necesitar tener dicho informe impreso.

Tiempo de implementación:

3 semanas

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Check List de Transportistas

Cliente: Empresa argentina líder en la comercialización y distribución de productos de la salud

Sector : Calidad


🔥 Necesidad:

La empresa, una reconocida distribuidora de la industria farmacéutica cuenta con una flota de camiones (o simil) encargados de la distribución, flota propia y contratada. El personal de flota debía registrar distintos aspectos del vehículo antes de salir, por ejemplo documentación del vehículo y el chofer, vencimientos, condiciones del vehículo. Todo lo realizaba en planillas impresas, lo cual dificultaba la trazabilidad y el correcto control de los mismos.

Necesitaban llevar registro mediante un checklist para cada vehículo que sale de la planta, teniendo en cuenta aspectos de documentación del chofer y el vehículo, condiciones del vehículo, etc

🚀 Solución:

Con iWorkflow se diseñó un formulario para registrar los distintas secciones del checklist, teniendo un maestro de vehículos en el cual se registran los vencimientos (cédula verde, patente, seguro, vtv). Al cargar el checklist indicando el vehículo, el sistema informa las fechas de documentos (vencidos o no) asociados al mismo.

Esta solución permite a los empleados de flota ver el estado de los vehículos y si es necesario renovar alguna documentación de los mismos.
Permite disponer de una completa trazabilidad de la información.

Tiempo de implementación:

1 mes

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Gestión de turnos

Cliente: Empresa argentina dedicada a salud

Sector : Calidad


🔥 Necesidad:

El Centro de Atención al Cliente recibe múltiples solicitudes que llegan desde distintos medios: mail, teléfono, whatsapp. Se gestiona lo solicitado y se deja registro en distintas planillas de cálculo. Entre ellas tareas se incluyen las de dar turnos a pacientes, altas de usuarios médicos, informes médicos, turnos de chequeos para empresas, etc.  El sector se encarga de dar una atención personalizada a los distintos clientes, por este motivo se plantea la necesidad de implementar una plataforma que permita organizar y dar seguimiento a los diferentes procesos que allí se manejan.  La empresa plantea la necesidad de llevar un mejor control y seguimiento de las tareas solicitadas y optimizar los tiempos de las mismas.

🚀 Solución:

Gracias al módulo implementado, se comenzó a llevar un mayor control y seguimiento de los procesos, se optimizó la gestión de las distintas tareas y se logró mejorar notablemente la rapidez con la que se da respuesta a los clientes externos.

Tiempo de implementación:

4 semanas

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Pedido de Compras

Cliente: Empresa argentina dedicada a la industria alimenticia

Sector : Producción


🔥 Necesidad:

El cliente necesitaba gestionar los pedidos de compra realizados por sus locales y redirigir los mismos de la manera más eficaz & eficiente posible a sus correspondientes proveedores. Esta situación originó la necesidad del cliente de recurrir a J&B Solutions para buscar una solución.

La empresa solicita una herramienta que además calcule de manera automática el stock que se necesita comprar. Es necesario que se restrinja la visualización de los pedidos por local.

🚀 Solución:

Se implementó un módulo que permite optimizar la gestión de compras, de acuerdo a lo requerido:
El mismo permite dar alta el pedido, el cual ingresa al stock de cada producto disponible y el sistema autocalcula el stock a comprar.
La herramienta permite consultar la lista de pedidos que fueron realizados por los distintos locales y generar reportes, los cuales se pueden exportar en cualquier formato. Cada local visualiza únicamente sus pedidos, pudiendo gestionar este proceso de manera eficiente, controlada y segura.

Tiempo de implementación:

3 semanas

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Gestión de alta de materiales

Cliente: Empresa multinacional de consumo masivo

Sector : Administración


🔥 Necesidad:

Cada vez que la empresa requería hacer la carga de materiales productivos o no productivos, se enviaba un correo electrónico al cual se le adjuntaban archivos excel con la información necesaria.

Al manejarse de esta forma, se les complicaba llevar una adecuado seguimiento de las solicitudes emitidas y por consiguiente, la trazabilidad de la operación completa.

🚀 Solución:

Gracias al módulo implementado, se optimizaron los tiempos de la gestión, incluyéndose reglas de negocio para facilitar el seguimiento.

La solución le permitió a la empresa comenzar a gestionar la solicitud de materiales necesarios para el Cono Sur de manera centralizada.

Tiempo de implementación:

3 semanas

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Gestión de inversiones

Cliente: Empresa multinacional dedicada a diseñar, fabricar y distribuir materiales y productos para la construcción y los sectores industriales de alto desempeño

Sector : Calidad


🔥 Necesidad:

La empresa gestionaba las inversiones de todas sus unidades de negocio utilizando planillas de cálculos. Dicha información se encontraba dispersa y era muy complejo realizar el seguimiento.

Cada pedido de aprobación de la inversión prevista se solicitaba al responsable correspondiente mediante el envío de un correo electrónico.

🚀 Solución:

Se desarrolla un Workflow, que le permite a todas las unidades de negocio contar con una gestión de inversiones unificada. El seguimiento es sencillo y en cada instancia del proceso se emiten comunicaciones para mantener informado y actualizado a cada responsable. En caso de requerirlo, la herramienta genera reportes que muestran el status de cada inversión.

El flujo de aprobación se implementó de manera centralizada acorde a las políticas de la organización. Actualmente dicha gestión es auditable.

Tiempo de implementación:

3 semanas

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Notificaciones a Proveedores

Cliente: Empresa dedicada al rubro de restaurantes líder en América Latina y España

Sector : Calidad


🔥 Necesidad:

Debido al gran volumen de proveedores, y ante la necesidad de emitirles comunicaciones permanentemente, la empresa se encontraba con la dificultad de realizar un controlado seguimiento de las notificaciones enviadas ya que utilizaban el correo electrónico para tal fin, lidiando con el riesgo de no incluir a un proveedor o tener mal cargado su mail cada vez que tenían que informar algún mensaje.
Estaban en la búsqueda de una herramienta que les permita agilizar la gestión y tener un control del registro y proceso de comunicación a proveedores.

🚀 Solución:

Se implementó una solución que cuenta con la inteligencia de generar el envío de comunicaciones programadas a la cantidad necesaria de proveedores, cuyos datos de contactos y mails se encuentran previamente cargados en el sistema.

Con la solución se logró tener informado a los proveedores de forma ágil y tener control de que se comunicó y a quién en cada momento.

Tiempo de implementación:

2 semanas

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Matriz Legal

Cliente: Empresa argentina dedicada a la consultoría

Sector : Seguridad


🔥 Necesidad:

Se requieren cambios sobre el proceso de Matriz legal. La empresa llevaba dicha gestión de manera centralizada, y ante la necesidad de precisar la participación de distintos sectores, se solicita que en función del acceso de los diferentes usuarios, se muestren determinados campos y se oculten otros. Además se requiere la generación de notificaciones acorde a las reglas de negocio definidas.

🚀 Solución:

Se realizan los cambios sobre el workflow que permiten satisfacer la necesidad de una manera simple y rápida. Se suma a la solución un dashboard mediante el cual los responsables pueden visualizar el estado de las distintas instancias.

Adicionalmente, se generaron una serie de indicadores de gestión y gráficos personalizados.

Tiempo de implementación:

1 semana

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Gestión de flotas

Cliente: Empresa multinacional dedicada a diseñar, fabricar y distribuir materiales y productos para la construcción y los sectores industriales de alto desempeño

Sector : Logística


🔥 Necesidad:

La empresa precisaba gestionar el mantenimiento de la flota de vehículos. El sistema de aprobación lo manejaban utilizando envío de correos electrónicos, lo que generaba omisiones y extravíos de mails, no pudiendo controlar el proceso. Cada unidad de negocio registraba sus gestiones en excels que van quedando dispersos y en diferentes formatos.

Disponer de una gestión unificada y aprobaciones auditadas.

🚀 Solución:

Se implementó un Workflow  para la gestión de flotas, con los flujos de aprobación acorde a las políticas de la organización. De esta manera lograron disponer de una gestión unificada con un sistema de aprobaciones que puede ser auditado.

Tiempo de implementación:

3 semanas

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