Acceso a proveedores para descargar documentación

Cliente: Empresa productora de alimentos de origen cárnico

Sector : Administración


🔥 Necesidad:

La empresa se encontraba con la siguiente situación: Distintos proveedores llamaban telefónicamente solicitando información sobre sus notas de débito. Se respondía a estos requerimientos de forma manual, con el envío individual de archivos a los proveedores.

🚀 Solución:

Se implementó un esquema mediante el cual el proveedor puede descargar sus notas de débito y comprobantes directamente sin intervención de personal de administración de la compañía.

Tiempo de implementación:

2 semanas

Ticketera en importante consultora

Cliente: Consultora de logística

Sector : Consultoría


🔥 Necesidad:

Disponer de una herramienta que permita realizar el seguimiento unificado y con tracking de los mensajes, ya que cuentan con correos electrónicos dispersos.

🚀 Solución:

Se implementa el Módulo de iWorkflow combinado con un motor de comunicación, que permite conectarse a una casilla de correos, generar el registro de seguimiento de mails y comunicar al responsable que corresponda con el contacto.

Tiempo de implementación:

1 mes

Gestion de muestras

Cliente: Importante empresa con diversas unidades de negocio

Sector : Calidad


🔥 Necesidad:

Los sectores de Compras, Ingeniería y Calidad de la empresa tenían dificultades para gestionar la aprobación de primeras muestras de piezas ya que intervenían varios sectores además del proveedor de la pieza en cuestión.
La documentación enviada por el proveedor recorría los distintos sectores con posibilidad de extraviarse.

La empresa solicita poder gestionar y registrar la aprobación de primeras muestras, pudiendo conocer el estado de la misma, y visualizar el documento entregado por el proveedor junto con las aprobaciones correspondientes.

🚀 Solución:

Se implementa un Módulo que cuenta con formularios multiparte como el de “Carpeta de Aprobación de Primeras muestras” vinculado con el sistema documental.
El formulario permite ingresar la carátula en la parte 1 y luego continua con un proceso de aprobación de las áreas involucradas, informando a cada responsable de aprobar vía mail.
Finalmente cuando la carpeta está aprobada, el sistema genera de forma automática un pdf con toda la información ingresada (el cual se adjunta al registro) y además lo sube al sistema documental para poder consultarlo desde ahí.

Gracias a dicha implementación, se ha logrado una mayor trazabilidad y facilidad de gestión del proceso ya que la información se encuentra unificada y se puede consultar desde el sistema documental para las carpetas aprobadas o bien ver en que parte del proceso se encuentra una pieza en particular.

Tiempo de implementación:

6 semanas

Sistema integrado de gestión

Cliente: Empresa argentina dedicada a la industria alimenticia

Sector : Calidad


🔥 Necesidad:

La empresa cuenta con múltiples establecimientos en el país. Las distintas empresas que están conviviendo como parte de un todo, no tienen un sistema unificado. La gestión de sus procesos la llevan en distintos Excels y cuentan con un sistema documental obsoleto en el cual la búsqueda de procedimientos, instructivos y manuales es compleja.

La empresa necesitaba poder organizar adecuadamente la información referente a procesos de Calidad y Seguridad de todos sus establecimientos para llevar un mayor control y facilitar la gestión de los mismos. Asimismo solicita un proceso de migración ágil y simple de la información contenida en su sistema a otro sistema mas amigable y funcional.

🚀 Solución:

Se implementa el Módulo para sistemas integrados de gestión, que cuenta con formularios vinculados a los procesos del Sistema de gestión de calidad, salud, seguridad y medio ambiente.
Tanto para los documentos como para los distintos formularios se realiza una restricción de acceso por establecimiento pudiendo así segmentar la información.

La empresa  logra contar con información unificada, ordenada y segmentada por establecimientos.
Los usuarios de cada establecimiento pueden ver los documentos que les corresponden y también acceder a visualizar o completar registros de los procesos en los que intervienen. Pueden visualizar claramente sus pendientes y ser notificados de los mismos mediante los mails que de manera predefinida envía el sistema. Actualmente se observa una mejor gestión y visualización general del estado de los procesos en cada establecimiento, pudiendo consultar reportes en el momento.

Tiempo de implementación:

3 meses

Gestión de documentos

Cliente: Prestigiosa universidad argentina

Sector : Legales


Situación:

El departamento de legales de la universidad nos contacta para comentarnos que necesita gestionar sus documentos de forma ordenada y con fácil acceso a cada uno de ellos.

Necesidad:

Precisan disponer de una solución que les permita visualizar en un solo lugar los distintos documentos para reducir tiempos y mejorar el control

Solución:

Se implementó un gestor de documentos, que permite visualizar y encontrar rápidamente los contratos y acuerdos vigentes, gracias a parámetros y filtros intuitivos que facilitan la búsqueda de los mismos.

Tiempo de implementación: 2 meses

Resultado: Se logró centralizar los contratos y acuerdos  en el gestor de documentos iDoc, facilitando el acceso a distintos usuarios en simultaneo con permisos segmentados según el rol de cada uno. 

Gestión integrada de relevamiento de indicadores ambientales

Cliente: Empresa multinacional petrolera

Sector : Seguridad


Situación:

Los contratistas de la empresa en cuestión completan planillas, cada uno en un formato distinto. Se requiere que el administrador realice un trabajo de unificación y formato, con todo el trabajo que eso requiere, lo que puede generar posibles errores. Con una frecuencia mensual.

Necesidad:

Disponer de una herramienta que realice la gestión de los terceros de manera unificada, alineado a un formato definido, con auditoría de cambios y cierres de período.

Solución:

Se implementó el uso de una solución que permite optimizar la gestión de los terceros de manera centralizada.

Tiempo de implementación: 2 meses

Resultado: Se logró centralizar la información de los contratistas en un mismo lugar y con acceso a distintos usuarios en simultaneo con permisos segmentados según el rol de cada uno. 

Integración de iWO en varias plantas

Cliente: Empresa multinacional petrolera

Sector : Mantenimiento


Situación:

Para poder implementar iWO-software de mantenimiento de activos, en algunas plantas que faltaba, había que poblar las tablas maestras del sistema, y entre ellas la de equipos. El cliente contaba con información relevada de planos en formato planilla de cálculo, pero no tenía recursos como para darle debida forma. Esta situación originó la necesidad del cliente de recurrir a J&B Solutions para realizar el trabajo de análisis e interpretación de la información con que se contaba.

Necesidad:

Había que organizar toda la información disponible, detectar la faltante, y estructurarla de tal modo de mantener la relación jerárquica entre los 4 niveles de equipos, respetando los criterios de codificación adoptados en las plantas precedentes. El formato de esa información debía orientarse a la importación masiva de la misma a las tablas del sistema.

Solución:

Se realizó un trabajo de análisis, comparando la estructura de equipos a cargar con otros de similar función en otras plantas, y manteniendo el criterio general para los casos particulares.

Tiempo de implementación: 2 meses

Resultado: Se logró realizar la carga masiva de equipos obteniendo un árbol de equipos consolidado con el resto de las plantas, que incluso permitió hacer explícitos a aquellos equipos que no aparecían en las planillas originales. En estos casos, se cargaron los conjuntos de equipos de mayor nivel, y se le pudo indicar al cliente los equipos hijos que faltaban entre los datos originales.

Gestión de turnos y autorizaciones

Cliente: Centro de diagnóstico por imágenes

Sector : Administración


Situación:

El centro registraba la gestión de los turnos de los usuarios y de la autorización de estudios por medio de planillas excel.

Necesidad:

El departamento de atención al cliente requiere comenzar a registrar los procesos inherentes a la gestión del usuario de una forma mas profesional y que permita llevar la trazabilidad e históricos.

Solución:

Gracias a la implementación de un software para la gestión de turnos y autorizaciones, se comenzó a ofrecer un servicio de calidad superador al usuario, ya que permitió optimizar dichos procesos.

Tiempo de implementación: 2 meses

Resultado: El resultado de haber tomado la decisión de llevar a cabo un cambio en los recursos que utilizaba el sector de atención al cliente, generó una mejora en la percepción y en la prestación de los servicios de la empresa por parte del usuario.

Gestión de cambios

Cliente: Empresa multinacional dedicada a diseñar, fabricar y distribuir materiales y productos para la construcción y los sectores industriales de alto desempeño

Sector : Calidad


Situación:

La empresa registraba la gestión de cambios uilizando planillas excel que se encontraban dispersas entre las distintas unidades de negocio. El circuito de aprobación de las etapas de la gestión la realizaban vía correo electrónico.

Necesidad:

El cliente nos transmitió la necesidad de disponer de una gestión unificada de cambios y cuyo sistema de aprobación quede trazado para poder ser auditado.

Solución:

Para poder satisfacer la necesidad del cliente, se definió diseñar un Workflow que permite dejar registro de cada cambio y llevar el seguimiento del mismo, identificando el responsable. El mismo formulario permite dejar explícitas las aprobaciones de cada unas de las etapas del proceso, quedando así todo registrado y trazado.

Tiempo de implementación: 3 semanas

Resultado: La organización implementó un sistema de gestión de cambios con flujos de aprobación acorde lo que necesitaban para cumplir con las políticas establecidas.

Parametrización de iWO según necesidad del cliente

Cliente: Empresa argentina líder en la comercialización y distribución de productos médicos

Sector : Mantenimiento


Situación:

Antes de la implementación del sistema de gestión de Mantenimiento iWO, cuando el cliente gestionaba el mantenimiento de sus equipos con planillas de cálculo, al dar de alta Ordenes de Trabajo manuales tenía la posibilidad de definir subtipos de OT para cada uno de los tipos, y tipos de falla cuando el tipo de OT era correctiva.

Necesidad:

El cliente planteó la necesidad de poder seguir definiendo en iWO los subtipos de OT y tipos de falla que registraba anteriormente en las planillas de cálculo.

Solución:

Para poder satisfacer esta necesidad del cliente, se definieron tablas maestras asociando cada tipo de OT con sus subtipos posibles, tablas de fallas standarizadas, y herramientas lógicas de previsualizado para poder seleccionar las opciones correspondientes.

Tiempo de implementación: 4 semanas

Resultado: Se ampliaron las posibilidades del sistema iWO nativo al permitir una clasificación más detallada de las Ordenes de Trabajo manuales, y una standarización de las fallas para las OT correctivas. Para poder mostrar estos agregados, se amplió también el reporte standard de Ordenes de Trabajo.