Toda organización que registra sus incidentes busca minimizar el riesgo y generar un impacto en la rentabilidad. Por lo tanto, uno de los principales objetivos consiste en cumplir con los requisitos de las normativas internacionales OHSAS 18001 o ISO 45001 y con las exigencias legales de cada país.

Digitalizar dicha gestión, requiere de ciertas herramientas para poder cumplir con los requerimientos del sistema de gestión de seguridad, salud y medio ambiente, como por ejemplo:

GESTOR DE DOCUMENTOS 

La empresa puede incurrir en incidentes graves y costosos si no cuenta con una metodología organizada para crear, revisar, aprobar y guardar los procedimientos, instructivos, manuales, y otros documentos necesarios.

El acceso de los empleados a información obsoleta puede representar un incidente crítico. La digitalización de la gestión de los documentos deja asentado quién y cuándo se creó un documento, qué cambios se le aplicaron y cuál es la versión final y actualizada.

GESTOR DE PROCESOS 

Resulta de vital importancia para cumplir con el sistema de gestión y los requerimientos de la norma llevar registro de los distintos procesos, auditorías, hallazgos, no conformidades críticas y la posterior generación de acciones correctivas y oportunidades de mejora.

Es muy común que las acciones terminen vencidas debido a imprevistos que aparecen durante la gestión diaria y esto termine ocasionando demora en la resolución de las situaciones a mejorar, lo cual puede repercutir en altos costos para la organización.

Con un software, las acciones se generan y envían de forma automática a las personas asignadas como responsables para resolverlas, según la configuración de reglas preestablecidas, lo cual optimiza la gestión y control del sistema de gestión.

Por otro lado, la implementación de un software facilita la gestión de riegos ya que cuenta con modelos que permiten priorizar a las acciones correctivas según el nivel de riesgo de las mismas y hacer seguimiento para identificar si es necesario incurrir en controles adicionales.

Gestionar adecuadamente los riesgos de los procesos y actividades permite reducir la ocurrencia de los mismos, y planificar y ejecutar las acciones definidas a tal efecto.