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Módulo Trámites – Records Manager

Cliente: Empresa multinacional petrolera 

Sector : Finanzas


Situación:

La empresa tenia dificultades a la hora de organizar los trámites y documentación a presentar antes de los vencimientos, siendo éstas muy críticas por posibles consecuencias a enfrentar si llegaran a vencer.

Necesidad:

Poder realizar un control y seguimiento de los vencimientos y ejecución de los trámites y registros a presentar ante entes públicos.

 

Solución

Se diseñó un conjunto de formularios iWeb Workflow multiparte y tablas maestras, asociados a un esquema de alarmas de anticipo de vencimiento con comunicación al responsable y recordatorios a distintos superiores según anticipación, lográndose encauzar un esquema de trabajo por medio de acciones a los responsables directos para su ejecución.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 2 semanas.

Resultado: El sector Finanzas cuenta con una herramienta de gestión que les permite controlar el estado y seguimiento de tareas administrativas críticas frente a organismos oficiales, cuyos vencimientos podrían acarrearle graves consecuencias.