EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y EL EQUIPO DE FÚTBOL

 

EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y EL EQUIPO DE FÚTBOL

El siguiente artículo, motivado por la proximidad del mundial de fútbol “Rusia 2018”, hace una analogía de la gestión de activos y el fútbol.

Los lectores de este artículo se estarán preguntando ¿Qué relación tiene un Departamento de Mantenimiento y un Equipo de Fútbol? Este artículo se basa en hacer una comparación entre ambas organizaciones aprovechando la universalidad del fútbol en lo que respecta al amplio conocimiento que se tiene de su funcionamiento y al compararlo con un departamento de mantenimiento se podrá tener una visión gráfica y muy clara de la importancia de las distintas funciones que se deben desarrollar para lograr llevar a cabo una gestión eficaz y eficiente del mantenimiento en cualquier organización industrial.

Hemos escrito este artículo motivado por la proximidad del mundial de fútbol “Rusia 2018” e inspirado en el excelente artículo “La Gestión de Activos sobre el Diamante” escrito magistralmente por nuestro amigo Robinson Medina, en el que se hace una analogía de la gestión de activos con el béisbol, deporte muy popular en los países del Caribe y Norteamérica. En el artículo mencionado, Robinson hace una comparación del rol de cada una de las nueve posiciones defensivas del béisbol con las diferentes funciones necesarias dentro de una organización para una efectiva gestión de Activos.

En este caso partimos del hecho de que todo departamento de mantenimiento debe contar con tres grupos de profesionales que desarrollan funciones que son imprescindibles para su correcto funcionamiento. Nos referimos al grupo de ingeniería de mantenimiento, el grupo de planificación y programación del mantenimiento y el grupo de ejecución de los trabajos de mantenimiento. Estos tres grupos pueden ser considerados equivalentes a los tres grupos imprescindibles en todo equipo de fútbol: los defensas, los mediocampistas y los delanteros. 

Asumiendo el riesgo de no coincidir con algunos lectores, consideramos que el grupo de ingeniería de mantenimiento es equivalente a los defensas, los planificadores y programadores a los mediocampistas y los supervisores y técnicos que ejecutan los trabajos son equivalentes a los delanteros.

Explicación del porqué de estas equivalencias:

liIngenieros de mantenimiento – Defensas

Así como los defensas de un equipo de fútbol tienen como misión como rol principal impedir que los adversarios se acerquen a portería y marquen goles, los ingenieros de mantenimiento tienen que evitar lo que para un equipo de mantenimiento se podría considerar los goles en contra. Nos referimos específicamente a los accidentes, las fallas que hay que atender en condiciones de emergencia, las fallas prematuras o baja confiabilidad y las prácticas operacionales que atenten contra el normal funcionamiento de los equipos.

Para cumplir con esta misión, los ingenieros de mantenimiento cuentan con técnicas y herramientas tales como el análisis de criticidad, el análisis causa raíz, el análisis de modos y efectos de fallas y el árbol lógico de decisiones, todas enmarcadas dentro de la metodología del mantenimiento centrado en confiabilidad que conduce a la formulación de planes optimizados de mantenimiento.

liPlanificadores y programadores - Mediocampistas

Los mediocampistas de un equipo de fútbol tienen la importante misión de organizar y preparar las jugadas que permitan dar los pases apropiados a los delanteros y aprovechar al máximo las oportunidades de avanzar y convertir los goles para ganar el partido. De la misma manera los planificadores y programadores tienen la gran responsabilidad de definir y preparar los recursos y las condiciones necesarias, además de indicar el momento exacto en que los supervisores y técnicos deben ejecutar las órdenes de trabajo. Los principales obstaculos que enfrentan los planificadores y programadores es la limitación de recursos que mantiene un backlog muy elevado y en muchos casos luchar contra la cultura organizacional que impera en muchas organizaciones dando lugar a una estrategia de mantenimiento reactivo que ocasiona una elevada proporción de mantenimiento correctivo que debe ser ejecutado en condiciones de emergencia.

liSupervisores y técnicos – Delanteros

Los supervisores, técnicos especialistas y ayudantes son los que salen al campo de batalla a ejecutar los trabajos de mantenimiento que, de acuerdo a la comparación que estamos realizando, son equivalentes a los goles que permitirán ganar el partido. Si los otros dos grupos cumplen adecuadamente con sus funciones, el resultado será la práctica de una estrategia de mantenimiento proactivo que se manifestará en la determinación de las actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo necesarias para alcanzar la máxima disponibilidad y en una mayor proporción de trabajos debidamente planificados y programados que conducen a la minimizar de costos debido a la utilización más eficiente de los recursos y la ejecución de los trabajos en el menor tiempo posible  enfrentando satisfactoriamente problemas de coordinación, escasez de recursos y los imprevistos que siempre están presentes.

liGerente de Mantenimiento – Director Técnico

Creo que no existe alguna duda sobre la comparación del Gerente de Mantenimiento con el Director Técnico del equipo. Vamos a citar cuatro dimensiones comunes a estos dos cargos, que deben ser comprendidas y desarrolladas con gran habilidad para alcanzar el éxito en sus funciones. En primer lugar, hay que destacar las relaciones humanas por la intensa relación que deben mantener con otras personas, generalmente más jóvenes que ellos, por lo que la experiencia y alto nivel en este aspecto es extremadamente importante. La función pedagógica también es necesaria en ambos casos. Tanto el Director Técnico del equipo de fútbol como el Gerente de mantenimiento deben conocer a profundidad las funciones que se desarrollan, tanto en el campo de fútbol como en el campo industrial, para transmitirlas correctamente a sus dirigidos y poder alcanzar sus objetivos. El liderazgo es la tercera dimensión considerada que debe ser dominada por la gran cantidad de personas que es necesario coordinar y dirigir. Por último tenemos la dimensión de la administración o gerencia ya que en ambos casos se debe tomar decisiones relacionadas con aspectos organizativos, logísticos, financieros y de recursos humanos. El dominio y buen desempeño en estos cuatro aspectos requieren que tanto el Director Técnico como el Gerente de Mantenimiento posean una gran habilidad para comunicar adecuadamente sus instrucciones y mantener altamente motivados a los integrantes de sus equipos.

Reflexión final

El análisis anterior permite reconocer la importancia que para un departamento de mantenimiento tiene la presencia de personal debidamente capacitado en cada una de las tres funciones descritas, así como en un equipo de fútbol es necesaria la existencia de los tres grupos de jugadores que conocemos ámpliamente.

¿Armaría usted un equipo de fútbol solamente con defensas, solamente con  mediocampistas o solamente con delanteros? La respuesta es clara, se necesita un equipo con la proporción adecuada de las diferentes posiciones que se necesita para ganar el juego. Lo mismo ocurre con el departamento de mantenimiento.

mantenimiento

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Planificador

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Programador

Asigna y Programa:

  • Responsables de ejecución
  • Fecha de realización
  • Insumos y repuestos

contratista

Responsable de ejecución

Realiza y Registra:

  • Check-List
  • Captura de datos
  • Insumos y repuestos
  • Mano de obra

guardia-ingreso

Supervisor

Controla y Supervisa:

  • La completa ejecución.
  • Asignación de prioridades
  • Planeamiento de paradas

Integración iWeb

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Implementación Sistema iWO

Cliente: Empresa multinacional petrolera 

Sector : Mantenimiento


Situación:

En su planta de Lubricantes la empresa llevaba, aunque incompleta y atrasada, la gestión del mantenimiento de sus equipos de planta con uno de los programas monousuario más conocidos en el mercado, y tenían la necesidad de realizar un cambio ya que no iban a recibir más soporte desde una determinada fecha.

Necesidad:

Mantener una continuidad en la registración de la gestión de Mantenimiento, aprovechando las posibilidades que brinda iWO, un sistema multiusuario participativo y grupal, y dejar para una segunda etapa la importación masiva de la historia registrada en el sistema anterior, para disponer de una única base consolidada con todo lo realizado por el sector Mantenimiento a lo largo de los años.

 

Solución

Se implementó el sistema iWO, importando masivamente la base de datos utilizada por el sistema anterior (órdenes de trabajo planificadas y tablas del sistema), adaptándolos a la estructura de iWO, y dejando preparado todo para la carga masiva de los datos históricos en una segunda etapa del proyecto.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 60 días.

Resultado: Luego de la instalación del sistema y de la capacitación de los principales referentes, se logró el empalme entre los dos sistemas de gestión del mantenimiento y se cumplió el objetivo de mantener la continuidad de la gestión del mantenimiento con un sistema moderno, con más funcionalidades y vía web.
La simplicidad del sistema y su fácil comprensión hizo que la participación gradual del resto de los usuarios en el uso del sistema, cada uno en su rol, la asumiera directamente la supervisión.
A la fecha, está todo preparado para realizar la carga masiva de los datos históricos y completar el proyecto.

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Sistema iWO de mantenimiento preventivo y correctivo

Cliente: Importante empresa multinacional de consumo masivo 

Sector : Mantenimiento


Situación:

La empresa, constituída por tres plantas correspondientes a diferentes líneas de productos, llevaba la gestión del mantenimiento en distintos soportes, como planillas Excel y Access, formularios pre-impresos, y un sistema Ad Hoc desactualizado, que en cada caso estaba centralizado en una persona. Se hacía muy difícil planificar, y consultar el pendiente de los equipos, su historial de mantenimiento, la carga de trabajo del personal, y compartir objetivos de acción.

iworkorder-jbs

Necesidad:

Implementar un sistema unificado de gestión de mantenimiento preventivo y correctivo para las tres plantas en su conjunto, que permitiera una gestión independiente y descentralizada por planta, y una visión gerencial de sus resultados consolidada.

 

Solución

Se instaló el sistema iWO, que permitió el acceso simultáneo y segmentado de las personas relacionadas con la gestión de Mantenimiento, cada uno restringido a su rol y a los equipos sobre los que podía actuar.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 6 meses

Resultado: Se instrumentó y formalizó una forma organizada de trabajo, reemplazando métodos informales y disímiles de seguimiento del mantenimiento por un sistema unificado, con posibilidades de seguimiento y trazabilidad.
El sistema facilitó a los usuarios el ordenamiento de su trabajo, y la visualización tanto de sus pendientes como la consulta de los trabajos realizados.
Dada su simplicidad, todos los usuarios, independientemente de su nivel de experiencia previa con una computadora, luego de una mínima capacitación le pudieron sacar pleno provecho a todas sus funcionalidades.

iworkorder-jbs

Sistema iWO

Cliente: Empresa nacional de servicios metalúrgicos 

Sector : Mantenimiento


Situación:

En su planta de servicios metalúrgicos sobre laminados planos, la empresa llevaba la gestión del mantenimiento de sus equipos con uno de los programas monousuario más conocidos en el mercado, y querían modernizarse en cuanto a funcionalidades y participación en la registración de la gestión con un sistema vía web.

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Necesidad:

Mantener una continuidad en la registración de la gestión de Mantenimiento, aprovechando las posibilidades que brinda iWO, un sistema multiusuario participativo y grupal, y además realizar la importación masiva de la historia registrada en el sistema anterior, para disponer de una única base consolidada con todo lo realizado por el sector Mantenimiento a lo largo de los años.
Otra necesidad era la de integrar al seguimiento y el control de la gestión de mantenimiento a su segunda planta del interior, con el acceso específico de cada usuario en su rol pero sólo a la planta donde trabajaba.

 

Solución

Se implementó el sistema iWO, importando masivamente la base de datos utilizada por el sistema anterior (órdenes de trabajo planificadas y tablas del sistema), adaptándolos a la estructura de iWO, y realizando asimismo la carga masiva de los datos históricos.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 1 semana.

Resultado: Se instrumentó y formalizó una forma organizada de trabajo, reemplazando métodos disímiles de seguimiento del mantenimiento por un sistema unificado, con posibilidades de seguimiento y trazabilidad.
Luego de la instalación del sistema y de la capacitación de los principales referentes, se logró el empalme entre los dos sistemas de gestión del mantenimiento y se cumplió el objetivo de mantener la continuidad de la gestión del mantenimiento con un sistema moderno, con más funcionalidades y vía web.
Quedó consolidada la gestión de ambas plantas del grupo empresario.