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Integración de requerimientos y órdenes de trabajo

Cliente: Empresa argentina líder en la comercialización y distribución de productos médicos

Sector : Mantenimiento


Situación:

La empresa tenía instalado el sistema de gestión de Mantenimiento preventivo y correctivo iWO, sobre el que se registraban en forma completa todas las Ordenes de Trabajo planificadas y las correctivas que iban surgiendo.
Por otro lado, se emitían regularmente Requerimientos de Trabajo manuales, que incluían estimaciones presupuestarias, compras y tareas del sector Mantenimiento para cumplimentarlos. Cuando estas Ordenes de Trabajo se cargaban en forma manual, quedaban desvinculadas de los Requerimientos de Trabajo manuales que le habían dado origen.

Necesidad:

El cliente solicitó el diseño por iWeb de toda la operatoria que nace de un Requerimiento de Trabajo, incluyendo no sólo su definición, alcance, análisis de riesgo y viabilidad, sino también las compras y sus presupuestos asociados, y las Ordenes de Trabajo de Mantenimiento necesarias para llevarlo a cabo. Era fundamental no sólo la registración de esto, sino la vinculación de cada uno de los conceptos mencionados.

Solución:

Se desarrolló un formulario digital de Requerimiento de Trabajo, y varios formularios multirregistro dependientes para cargar los presupuestos, requisiciones de compra y generar automáticamente las Ordenes de Trabajo necesarias.

Tiempo de implementación: 15 días

Resultado: La solución implementada les permite llevar toda la gestión del servicio que prestan desde un mismo lugar, a la vez que resolvieron su necesidad de impresión al momento, y tienen control de sus pendiente en tiempo real.

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Implementación iSGC + Proveedores

Cliente: Empresa dedicada al rubro de restaurantes líder en América Latina y España

Sector : Calidad


Situación:

La empresa dispone de muchos proveedores con los cuales al momento de realizar un reclamo o no conformidad se comunicaba vía mails y resultaba difícil realizar el seguimiento además que demandaba mucho tiempo y era más factible perder de vista algunos reclamos ya que la información no estaba unificada/organizada.

Necesidad:

Necesitaban un sistema que permita  a los proveedores contestar los reclamos o la acciones generadas por parte de la empresa cliente y tener la información unificada para facilitar el seguimiento.

Solución:

Se implementó el módulo de iSGC el cual cuenta con iDoc e iWorkflow.
En el workflow principal "Pedidos de Acción", se registran los reclamos y no conformidades a los proveedores, pudiendo indicar un responsable principal y un suplente del proveedor en cuestión.
El sistema notifica a los proveedores que deben completar el Pedido de Acción, y luego tienen la posibilidad de acceder al sistema y completarlo ellos mismos. Una vez que el proveedor finaliza el Análisis de Causa se comunica a los responsables de Calidad .
Además se configuraron recordatorios para Pedidos de Acción críticos y para evitar que los registros queden sin atención.
Le implementación cuenta también con reportes estándar y tablas maestras destinadas a la gestión de proveedores y usuarios a comunicar
La restricción de Accesos se realiza por proveedor, ya que sólo pueden ver y completar los Pedidos de Acción asociados a un mismo proveedor.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 4 semanas

Resultado: Con la implementación del módulo iSGC se dispone de información unificada, autonomía de respuesta por parte de los proveedores ya que acceden al sistema a completar los registros correspondientes.
Seguridad ya que se restringen los accesos a los proveedores para ver solo sus Pedidos de Acción.
Facilidad de seguimiento y monitoreo de las Acciones generadas. Mejoró la gestión

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Integración iSGC + iWO

Cliente: Empresa argentina líder en la comercialización y distribución de productos médicos

Sector : Calidad


Situación:

Dificultad para realizar el seguimiento de las acciones desde las cuales se originan labores para el sector de mantenimiento.

Necesidad:

La empresa precisa generar e integrar las ordenes de trabajo del módulo iWO desde una acción originada en el módulo de iSGC (Gestión de calidad)
Esto permite la integración de ambos módulos y llevar la trazabilidad de una orden de trabajo que derive de una acción del área de calidad hacia el sector de mantenimiento.

Solución:

A partir de la necesidad transmitida, se procedió a generar la siguiente solución:

La órden de trabajo se puede dar de alta desde el formulario de acciones del Módulo iSGC.
Una vez generada la orden de trabajo, la misma sigue su curso en el Módulo iWO.
Permite acceder a la orden de trabajo desde la acción, y viceversa: volver a la Acción de origen desde la orden de trabajo.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 3 semanas

Resultado: Se logró la vinculación de ambos módulos "Calidad y Mantenimiento" pudiendo realizar el seguimiento de las órdenes de trabajo y las acciones asociadas.
La integración de las mismas provee una mayor trazabilidad, es decir que ahora se puede generar una órden de trabajo desde una acción del sector mantenimiento rápidamente y luego consultar que acción le dió origen a la órden de trabajo.

ISO 31000 – Gestión del Riesgo

ISO 31000 señala una familia de normas sobre Gestión del riesgo en normas codificadas por la organización International Organization for Standardization. El propósito de la norma ISO 31000:2009 es proporcionar principios y directrices para la gestión de riesgos y el proceso implementado en el nivel estratégico y operativo.

En la actualidad, la familia ISO 31000 incluye:

  • ISO 31000:2009 – gestión de riesgos – principios y directrices
  • ISO/IEC 31010 – gestión de riesgos – evaluación del riesgo2 evaluación técnicas del riesgo
  • ISO Guide 73:2009 – gestión de riesgos–vocabulario Gestión

Alcance

El propósito de la norma ISO 31000:2009 es aplicar y adaptar al público, cualquier empresa pública o privada, comunidad, asociación, grupo o individuo.

Es importante aclarar que esta norma no tiene un propósito de certificación, ya que mas bien aporta ciertas directrices para la implementación de una cultura organizacional y ademas puede ser de gran utilidad para un sistema de gestión ISO 9001 2015.

Nueva definición de riesgo

La nueva definición abandona la visión del ingeniero (“‘ el riesgo es la combinación de la probabilidad del evento y sus consecuencias”) para vincular los riesgos a los objetivos de la organización: “‘ el riesgo es el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos”

Los 11 principios de gestión de riesgos

1. “la gestión del riesgo crea valor y la reserva”…

La gestión del riesgo tangiblemente contribuye al logro de los objetivos y mejorar el desempeño de la organización, a través de la revisión de su sistema de gestión y sus procesos.

2 “gestión del riesgo se integra en los procesos organizacionales”.

La gestión del riesgo debe integrarse en el sistema de gestión existentes tanto a nivel estratégico y operativo.

3 ‘ del riesgo gestión está integrada en la decisión de hacer del proceso.

La gestión del riesgo es una ayuda de decisión para las opciones discutidas, para establecer prioridades y seleccionar las acciones más apropiadas

4. “la gestión del riesgo aborda explícitamente la incertidumbre”.

Mediante la identificación de riesgos potenciales, la organización puede aplicar reducción de herramientas y el riesgo de financiamiento con el objetivo de maximizar las posibilidades de éxito y minimizar la pérdida de oportunidades.

5. “la gestión del riesgo es sistemática, estructurado y utilizado en forma oportuna”.

Los procesos de gestión de riesgo deben ser coherentes en toda la organización para asegurar la efectividad, relevancia, consistencia y fiabilidad de los resultados.

6. “la gestión del riesgo se basa en la mejor información disponible”.

Eficaz de gestión de riesgos, es importante considerar y entender toda la información disponible y relevante para una actividad, reconociendo las limitaciones de los datos y los modelos utilizados

7. “la gestión del riesgo es conveniente”.

La gestión de los riesgos de una organización se debe adaptar según los recursos disponibles – recursos de personal, finanzas y tiempo – así como su ambiente interno y externo

8. “la gestión del riesgo integra factores humanos y culturales”.

La gestión del riesgo debe reconocer la contribución de los individuos y los factores culturales para el logro de los objetivos de la organización.

9. “la gestión del riesgo es transparente y participativa”.

Al involucrar a las partes interesadas pertinentes, interna y externa, durante el proceso de gestión del riesgo, la organización reconoce la importancia de la comunicación y consulta en las etapas de identificación, evaluación y tratamiento de riesgos.

10 “la gestión del riesgo es dinámica, iterativa y sensible para cambiar”.

La gestión del riesgo debe ser flexible. El entorno competitivo requiere la organización para adaptarse al contexto interno y externo, especialmente cuando nuevos riesgos aparecen, ciertos riesgos se cambian, mientras que otros desaparecen.

11. “la gestión del riesgo facilita la mejora continua de la organización”.

Las organizaciones con una madurez en la gestión de riesgo son aquellos que invierten a largo plazo y demostrar la normal realización de sus objetivos.