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Implementación iSGC

Cliente: Empresa argentina líder en la comercialización y distribución de productos médicos

Sector : Calidad


Situación:

La empresa administraba sus documentos por orden alfabético en carpetas almacenadas en un disco compartido para el acceso por PC.  Los registros los manejaban en Excel.

Necesidad:

Contar con un sistema que permita ordenar la documentación y segmentar el acceso. Además poder registrar los procesos de Calidad siguiendo los lineamientos de la Norma ISO ya que al ser una empresa dedicada al rubro de los medicamentos, las auditorias y controles son constantes.

Solución:

Consistió en implementar el módulo de Calidad "iSGC". Ell mismo cuenta con iDoc para la gestión de documentos y con iWF para el registro de todos los procesos asociados a Calidad, de los cuales encontramos: Acciones, Minutas de Reunión, Auditorias, Hallazgos, Revisión por la Dirección, Recorridas de Planta, Reclamos.

El sistema provee un reporte estándar por cada uno de los Workflows nombrados además de reportes gráficos diseñados con nuestra herramienta de Análisis Plus.

También se implementó la herramienta iPending, la misma permite que el usuario vea todos sus pendientes en un tablero, y además tiene un modo "Supervisor" el cual permite al usuario administrador ver los pendientes de un usuario en particular.

Se implementaron recordatorios para enviar notificaciones de aviso a los usuarios que tienen registros pendientes de completar.

Las comunicaciones del formulario de Acciones y la asignación del Responsable de verificación de la Acción se realizo utilizando Tablas maestras de Responsables, de esta manera la administración de las comunicaciones la puede realizar el usuario administrador.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 4 meses

Resultado: Al implementar el Módulo iSGC,  la empresa puede gestionar y registrar de manera sencilla todos los procesos de Calidad y controlar la documentación asociada, sin pérdida de información y con accesos restringidos por planta, mejorando así la trazabilidad de la información.

Sector Marketing-JBS

Legajo de proveedores

Cliente: Empresa multinacional fabricante de materiales de aislación térmica 

Sector : Comercial / Marketing


Situación:

La empresa manejaba los documentos de homologaciones en carpetas compartidas en Windows, constituídas por muchas subcarpetas, lo cual dificultaba el rápido acceso a la información y el control de la misma.

Sector Marketing-JBS

Necesidad:

Disponer de una solución que permitiera centralizar la información relacionada con proveedores, alcance, evaluaciones, y documentación.

 

Solución

Se diseñó un módulo de legajo de proveedores, donde se puede identificar fácilmente a los proveedores homologados. Dispone de un circuito interno de aprobaciones para poder realizar las homologaciones de proveedores.
Está integrado además con SGC Documentación, donde se pueden cargar documentos de especificaciones para que los proveedores cumplan.
Permite identificar rápidamente los productos que tiene un proveedor y viceversa, qué proveedores tienen algún producto en particular.

Tiempo de implementacionón: El plazo total del proyecto insumió 1 mes.

Resultado: Se reemplazó un esquema tradicional de manejo con carpetas compartidas, difícil de ubicar y actualizar por un esquema vía web, lo cual permite tener la información unificada y disponible cuando se desee.

Market watch

Módulo Trámites – Records Manager

Cliente: Empresa multinacional petrolera 

Sector : Finanzas


Situación:

La empresa tenia dificultades a la hora de organizar los trámites y documentación a presentar antes de los vencimientos, siendo éstas muy críticas por posibles consecuencias a enfrentar si llegaran a vencer.

Necesidad:

Poder realizar un control y seguimiento de los vencimientos y ejecución de los trámites y registros a presentar ante entes públicos.

 

Solución

Se diseñó un conjunto de formularios iWeb Workflow multiparte y tablas maestras, asociados a un esquema de alarmas de anticipo de vencimiento con comunicación al responsable y recordatorios a distintos superiores según anticipación, lográndose encauzar un esquema de trabajo por medio de acciones a los responsables directos para su ejecución.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 2 semanas.

Resultado: El sector Finanzas cuenta con una herramienta de gestión que les permite controlar el estado y seguimiento de tareas administrativas críticas frente a organismos oficiales, cuyos vencimientos podrían acarrearle graves consecuencias.

Sector Calidad - JBS

iSGC Sistema de Gestión de Calidad

Cliente: Importante empresa dedicada al rubro de restaurantes líder en América Latina y España 

Sector : Calidad


Situación:

La empresa no disponía de un buen manejo de la documentación, y se dificultaba registrar los procesos de gestión de calidad.

Sector Calidad - JBS

Necesidad:

La empresa requería de un sistema de Gestión de Calidad para administrar toda la documentación, y los procesos que tienen que ver con la gestión de la calidad tales como auditorías internas y externas, desvíos, y revisiones por la dirección.

 

Solución

  1.  Se realizo el relevamiento de la información a registrar y los procesos involucrados.
  2. Se implementó iWeb SGC (Sistema de Gestión de Calidad) con el módulo de Documentación iDoc, que permite hacer búsquedas documentales y tener categorías bien definidas, y además el módulo de iWorkflow para registrar los procesos de calidad, entre ellos Auditorias internas y externas, Desvíos y Revisión por la dirección.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 1 mes.

Resultado:Módulo iWeb SGC que ayuda a la gestión de documentación y procesos de calidad, agiliza tiempos con la consiguiente reducción de costos, y ayuda a realizar el seguimiento tanto de auditorías como de revisiones por la dirección. La información está unificada, con un sistema de búsquedas que permite un rápido acceso a la misma.