circuito-de-aprobacion

Gestión de Concesiones

Cliente: Empresa líder mundial en alimentación

Sector : Producción


Situación:

En la gestión de aprobación de concesiones se utilizaban correos informales para realizar la aprobación de estas solicitudes.

Necesidad:

Solicitaban gestionar la aprobación de las concesiones para la utilización de insumos con defectos (fuera de especificación, obsolescencia, error de packaging, entre otros).

Solución

Se implementó el uso de un formulario de gestión de aprobación de concesiones, donde de acuerdo al tipo de problema que el insumo presenta, la aprobación deberá pasar por distintas etapas según corresponda.
En este caso, presenta 4 etapas: calidad, MKT y 2 aprobaciones adicionales.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 2 semana.

Resultado: Resolvieron su principal problemática que consistía en la falta de niveles de aprobación, mejorando así el control de los procesos y responsables.

distribuidores

Portal de Distribuidores y Registro de Oportunidades

Cliente: Empresa argentina líder en Audio y Video Profesional, Equipamiento Broadcast e Instrumentos de Medición Profesionales

Sector : Comercial / Marketing


 

Situación:

La empresa sufría la imposibilidad de gestionar las oportunidades de los distribuidores.

 

Necesidad:

Solicitaron un portal para registrar y gestionar las solicitudes de insumos de los distintos distribuidores que trabajan con la empresa, utilizando insumos/productos ya existentes en su base de datos, y dando la posibilidad a los distribuidores de ingresar ellos mismos su pedido.

Solución:

Se desarrolló un site al que un distribuidor ingresa y registra el pedido que desea realizar. Luego, un responsable de la empresa se encarga de aplicar un descuento sobre el pedido en caso de que corresponda, o bien rechazarlo.
A lo largo de la gestión del pedido, se van dejando registrados todos los usuarios que participaron, y el estado en que se encuentra el mismo, permitiendo la consulta acorde al perfil del usuario.
Permite segmentar la información, mostrando sólo lo necesario para cada perfil, tanto para el alta, edición de registros, y emisión de reportes.

Tiempo de implementación: 3 meses

Resultado: Como resultado, se obtuvo un módulo que cuenta con una parte exclusiva para administradores, quienes pueden gestionar usuarios y tablas maestras (como el ingreso de distribuidores, sus vendedores asociados, clientes, empresas, responsables, zonas, etc). Luego contamos con el alta y búsqueda de Registros de Oportunidad, donde según el perfil, cada usuario va a poder visualizar los registros. Por ejemplo, un usuario vendedor sólo verá los Registros de Oportunidad que él mismo haya solicitado. Y por último tenemos un grupo de reportes, donde, nuevamente, cada usuario verá la información correspondiente según su perfi, y podrá realizar una exportación al tipo de archivo que desee.
Este módulo cuenta con un reporte funnel que indica el valor de las oportunidades en un determinado período, o aplicando los filtros que sean necesarios.

vacaciones

Gestión de Licencias de Vacaciones y Examen

Cliente: Empresa multinacional dedicada a diseñar, fabricar y distribuir materiales y productos para la construcción y los sectores industriales de alto desempeño

Sector : RRHH - Consultoría


Situación:

La empresa contaba con complicaciones para llevar adelante la gestión y liquidación de la autorización de las vacaciones, de los exámenes, de los saldos y de la aplicación de reglas de días corridos ya que llevaban la información en planillas Excel y comunicaciones informales.

Necesidad:

Solicitaron un sistema unificado para la gestión de licencias a partir de reglas de negocio definidas y que permita gestionar los siguientes procesos: 

VACACIONES
* Aprobación de jefe directo
* Aplicación de reglas de días corridos
* Contabilización de días aplicados
* Saldos de días pendientes
* Cierre administrativo desde RRHH
* Gestión de empleados especiales

EXÁMENES
* Aprobación de jefe directo
* Contabilización de días aplicados
* Aplicación de topes

Solución:

VACACIONES
Implementaron el Módulo iWeb, que a través de formularios y una pantalla especial de búsqueda, el sistema tiene la capacidad de importar masivamente los saldos de vacaciones de cada período, el sistema luego lleva los saldos de pendientes, para habilitar próximas solicitudes.
También cuenta con la regla de múltiplos de días 7, a excepción que el total de días sea menor a ese valor. El sistema tiene un esquema de usuarios especiales, los cuales no aplican estas reglas y pueden tomarse los días en fracciones de 1 día.
Luego de la aprobación del jefe directo, el sistema notifica al área de RRHH que realiza la operación en el sistema de liquidación de haberes.

EXÁMENES
Implementaron el Módulo iWeb, que a través de formularios y una pantalla especial de búsqueda, el sistema por año calendario define un límite de días máximos de licencia.
Luego, el sistema permite notificar al jefe directo, que luego de aprobar la licencia, deja al registro pendiente para que el empleado involucrado acerque el certificado del examen al personal de RRHH, quien se encarga de validar y cerrar el registro. En caso de no recibir dicho documento, se procede a realizar el descuento del día de examen que no se pudo justificar.

Es importante aclarar, que para las dos soluciones presentadas, no es necesario que todos los empleados sean usuarios del sistema, si los jefes aprobadores y personal de RRHH.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 4 semanas

Resultado: Módulo iWeb, con un conjunto de formularios y pantallas, que permiten a todos los actores, gestionar la licencias de vacaciones y de examen.

EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y EL EQUIPO DE FÚTBOL

 

EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y EL EQUIPO DE FÚTBOL

El siguiente artículo, motivado por la proximidad del mundial de fútbol “Rusia 2018”, hace una analogía de la gestión de activos y el fútbol.

Los lectores de este artículo se estarán preguntando ¿Qué relación tiene un Departamento de Mantenimiento y un Equipo de Fútbol? Este artículo se basa en hacer una comparación entre ambas organizaciones aprovechando la universalidad del fútbol en lo que respecta al amplio conocimiento que se tiene de su funcionamiento y al compararlo con un departamento de mantenimiento se podrá tener una visión gráfica y muy clara de la importancia de las distintas funciones que se deben desarrollar para lograr llevar a cabo una gestión eficaz y eficiente del mantenimiento en cualquier organización industrial.

Hemos escrito este artículo motivado por la proximidad del mundial de fútbol “Rusia 2018” e inspirado en el excelente artículo “La Gestión de Activos sobre el Diamante” escrito magistralmente por nuestro amigo Robinson Medina, en el que se hace una analogía de la gestión de activos con el béisbol, deporte muy popular en los países del Caribe y Norteamérica. En el artículo mencionado, Robinson hace una comparación del rol de cada una de las nueve posiciones defensivas del béisbol con las diferentes funciones necesarias dentro de una organización para una efectiva gestión de Activos.

En este caso partimos del hecho de que todo departamento de mantenimiento debe contar con tres grupos de profesionales que desarrollan funciones que son imprescindibles para su correcto funcionamiento. Nos referimos al grupo de ingeniería de mantenimiento, el grupo de planificación y programación del mantenimiento y el grupo de ejecución de los trabajos de mantenimiento. Estos tres grupos pueden ser considerados equivalentes a los tres grupos imprescindibles en todo equipo de fútbol: los defensas, los mediocampistas y los delanteros. 

Asumiendo el riesgo de no coincidir con algunos lectores, consideramos que el grupo de ingeniería de mantenimiento es equivalente a los defensas, los planificadores y programadores a los mediocampistas y los supervisores y técnicos que ejecutan los trabajos son equivalentes a los delanteros.

Explicación del porqué de estas equivalencias:

liIngenieros de mantenimiento – Defensas

Así como los defensas de un equipo de fútbol tienen como misión como rol principal impedir que los adversarios se acerquen a portería y marquen goles, los ingenieros de mantenimiento tienen que evitar lo que para un equipo de mantenimiento se podría considerar los goles en contra. Nos referimos específicamente a los accidentes, las fallas que hay que atender en condiciones de emergencia, las fallas prematuras o baja confiabilidad y las prácticas operacionales que atenten contra el normal funcionamiento de los equipos.

Para cumplir con esta misión, los ingenieros de mantenimiento cuentan con técnicas y herramientas tales como el análisis de criticidad, el análisis causa raíz, el análisis de modos y efectos de fallas y el árbol lógico de decisiones, todas enmarcadas dentro de la metodología del mantenimiento centrado en confiabilidad que conduce a la formulación de planes optimizados de mantenimiento.

liPlanificadores y programadores - Mediocampistas

Los mediocampistas de un equipo de fútbol tienen la importante misión de organizar y preparar las jugadas que permitan dar los pases apropiados a los delanteros y aprovechar al máximo las oportunidades de avanzar y convertir los goles para ganar el partido. De la misma manera los planificadores y programadores tienen la gran responsabilidad de definir y preparar los recursos y las condiciones necesarias, además de indicar el momento exacto en que los supervisores y técnicos deben ejecutar las órdenes de trabajo. Los principales obstaculos que enfrentan los planificadores y programadores es la limitación de recursos que mantiene un backlog muy elevado y en muchos casos luchar contra la cultura organizacional que impera en muchas organizaciones dando lugar a una estrategia de mantenimiento reactivo que ocasiona una elevada proporción de mantenimiento correctivo que debe ser ejecutado en condiciones de emergencia.

liSupervisores y técnicos – Delanteros

Los supervisores, técnicos especialistas y ayudantes son los que salen al campo de batalla a ejecutar los trabajos de mantenimiento que, de acuerdo a la comparación que estamos realizando, son equivalentes a los goles que permitirán ganar el partido. Si los otros dos grupos cumplen adecuadamente con sus funciones, el resultado será la práctica de una estrategia de mantenimiento proactivo que se manifestará en la determinación de las actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo necesarias para alcanzar la máxima disponibilidad y en una mayor proporción de trabajos debidamente planificados y programados que conducen a la minimizar de costos debido a la utilización más eficiente de los recursos y la ejecución de los trabajos en el menor tiempo posible  enfrentando satisfactoriamente problemas de coordinación, escasez de recursos y los imprevistos que siempre están presentes.

liGerente de Mantenimiento – Director Técnico

Creo que no existe alguna duda sobre la comparación del Gerente de Mantenimiento con el Director Técnico del equipo. Vamos a citar cuatro dimensiones comunes a estos dos cargos, que deben ser comprendidas y desarrolladas con gran habilidad para alcanzar el éxito en sus funciones. En primer lugar, hay que destacar las relaciones humanas por la intensa relación que deben mantener con otras personas, generalmente más jóvenes que ellos, por lo que la experiencia y alto nivel en este aspecto es extremadamente importante. La función pedagógica también es necesaria en ambos casos. Tanto el Director Técnico del equipo de fútbol como el Gerente de mantenimiento deben conocer a profundidad las funciones que se desarrollan, tanto en el campo de fútbol como en el campo industrial, para transmitirlas correctamente a sus dirigidos y poder alcanzar sus objetivos. El liderazgo es la tercera dimensión considerada que debe ser dominada por la gran cantidad de personas que es necesario coordinar y dirigir. Por último tenemos la dimensión de la administración o gerencia ya que en ambos casos se debe tomar decisiones relacionadas con aspectos organizativos, logísticos, financieros y de recursos humanos. El dominio y buen desempeño en estos cuatro aspectos requieren que tanto el Director Técnico como el Gerente de Mantenimiento posean una gran habilidad para comunicar adecuadamente sus instrucciones y mantener altamente motivados a los integrantes de sus equipos.

Reflexión final

El análisis anterior permite reconocer la importancia que para un departamento de mantenimiento tiene la presencia de personal debidamente capacitado en cada una de las tres funciones descritas, así como en un equipo de fútbol es necesaria la existencia de los tres grupos de jugadores que conocemos ámpliamente.

¿Armaría usted un equipo de fútbol solamente con defensas, solamente con  mediocampistas o solamente con delanteros? La respuesta es clara, se necesita un equipo con la proporción adecuada de las diferentes posiciones que se necesita para ganar el juego. Lo mismo ocurre con el departamento de mantenimiento.

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